We zijn momenteel op zoek naar:
OFFICE MANAGER (full time, vast contract, onmiddellijke indienstname)
Over deze job
We zijn op zoek naar een Office Manager voor onmiddellijke indiensttreding. Als één van de toonaangevende Belgische veilinghuizen, gespecialiseerd in zeldzame boeken, manuscripten, tekeningen en prenten, atlassen, kaarten en foto’s organiseren we 4 keer per jaar een meerdaagse veiling met ongeveer 500 unieke nummers per dag. Jaarlijks organiseren we ook 4 online veilingen.
Jouw verantwoordelijkheden
- Je bent de rechterhand van de algemeen directeur
- Je staat in voor de algemene administratieve opvolging en het volledig officemanagement
- Je helpt klanten en kopers verder via telefoon, mail en briefwisseling.
- Je volgt de betalingen en facturen op.
- Je volgt de aanwezigheid en prestaties van de collega’s op.
- Je stelt advertenties en nieuwsbrieven op en voorziet de communicatie op sociale media.
- Bij de veilingen zorg je dat het nodige materiaal klaar staat, de betalingsmogelijkheden werken en dat er catering voorzien is. Daarnaast zorg je dat alle technologie (bv. micro’s) correct functioneert.
- Tijdens de periode van de veiling ben jij het eerste aanspreekpunt voor klanten en collega’s.
- Na de veiling ben je verantwoordelijk voor de inkomende en uitgaande betalingen van de goederen, de correcte verzending (en de hieraan gekoppelde kosten), exportdocumenten en de follow-up van klantreacties.
Kwalificaties
- U hebt affiniteit met (papieren) erfgoed
- Sterk drietalig NL/FR/ENG
- Georganiseerd en nauwkeurig
- Zin voor management
- Kennis van Office 365
- Collegiaal en communicatief (teamwork)
- Bereid om zich progressief in te werken
- Stressbestendig
- In het kader van de veilingen werkt u vier zaterdagen per jaar
Ontwikkeling en groei
- Een boeiende en uitdagende job binnen een gerenommeerd veilinghuis
- Contact met een internationaal klantenbestand met prestige
- Een interessante werkkring in een aangename omgeving
- Een voltijdse betrekking
- De kicks en de stress van de veilingen
- Loonpakket overeen te komen